Armazenar documentos de escritório de forma organizada e segura é essencial para manter a eficiência e evitar a perda de informações importantes. Aqui estão 10 dicas para ajudar nesse processo:

1- Classifique os documentos por categoria: divida os documentos em categorias relevantes para o seu escritório, como finanças, recursos humanos, projetos, clientes, entre outros.

2- Utilize pastas físicas ou digitais: opte por pastas físicas (arquivadores) ou pastas digitais em seu sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, escolhendo a melhor opção para o seu fluxo de trabalho.

3- Identifique os documentos: rotule claramente cada pasta com o nome da categoria e o tempo que ela abrange. Se digital, atribui nomes de arquivo descritivos.

4- Estabeleça um sistema de arquivamento lógico: mantenha os documentos mais recentes na frente da pasta ou no início da lista digital, facilitando o acesso rápido.

5- Implemente medidas de segurança: para obter documentos ou negociações, considere armazená-los em pastas trancadas ou usar senhas de acesso para arquivos digitais.

6- Faça backup regularmente: se estiver usando um sistema digital, faça backups periódicos para evitar a perda de dados em caso de falhas técnicas.

7- Digitalize documentos importantes: considere digitalizar documentos físicos relevantes para criar cópias de backup e facilitar o compartilhamento com colegas.

8- Padronize o nome dos arquivos digitais: estabeleça um formato de nomenclatura consistente para facilitar a busca e organização de documentos eletrônicos.

9- Desenvolva uma política de retenção de documentos: defina prazos para manter documentos arquivados e estabeleça um procedimento para descartar documentos vencidos ou irrelevantes.

10- Mantenha uma área de arquivo limpa: se estiver utilizando arquivos físicos, certifique-se de que o espaço seja organizado, limpo e livre de umidade, para evitar danos aos documentos.

Lembre-se de que a organização e a gestão adequada de documentos economizam tempo e recursos importantes, garantindo que as informações estejam sempre disponíveis quando necessário. 

A GuardaBem está aqui para te ajudar nisso também. Se você precisa de mais espaço para armazenar documentos e itens do seu escritório, nós te ajudamos com isso. Confira nossos planos e faça uma simulação, clicando aqui.